L'équipe de gestion de projet relie les points et sert de point de rassemblement pour tous les autres départements. Ils veillent et veillent à ce que tous les processus, de l'ingénierie jusqu'au jour d'ouverture, se déroulent sans problème et dans les délais. Actuellement, Walltopia emploie 8 chefs de projet. Chaque chef de projet possède une formation d’ingénieur et parle couramment au moins deux langues étrangères. Ils coordonnent tout le processus de construction d'un mur d'escalade, depuis les dessins d'atelier jusqu'à la fabrication, la logistique, l'assemblage, les inspections annuelles et l'équipe de techniciens.

Chaque équipe de techniciens compte un chef d'équipe du service maîtrise d'œuvre et un chef de montage sur site. Les chefs de projet jonglent simultanément avec différents projets et priorités et résolvent des tâches complexes au quotidien. Ils sont flexibles, peuvent prendre de bonnes décisions rapidement et sont capables de survoler n'importe quel endroit si nécessaire.