Il team di gestione del progetto collega i punti e funge da punto di raccolta per tutti gli altri dipartimenti. Si prendono cura e assicurano che tutti i processi, dall'ingegneria al giorno dell'inaugurazione, si svolgano senza intoppi e nei tempi previsti. Attualmente Walltopia impiega 8 project manager. Ogni project manager ha un background in ingegneria e parla fluentemente almeno due lingue straniere. Coordinano l'intero processo di costruzione di una parete da arrampicata, a partire dai disegni esecutivi, fino alla produzione, alla logistica, all'assemblaggio, alle ispezioni annuali e al team di tecnici.

Ogni squadra di tecnici ha un caposquadra del dipartimento di gestione del progetto e un responsabile del montaggio in loco. I project manager si destreggiano simultaneamente tra diversi progetti e priorità e risolvono compiti complessi su base giornaliera. Sono flessibili, possono prendere buone decisioni rapide e sono in grado di volare in qualsiasi luogo, se necessario.